II. Kỹ năng riêng

2. Excel
– Data validation
Bài toán: Bạn muốn 1 cột nào đó trong bảng dữ liệu có thể chọn được giá trị, không phải điền nhiều lần.
Cách giải: Giả sử sheet bạn đang làm việc là A. Bạn tạo thêm 1 sheet nữa (B) để chứa các dữ liệu mà bạn muốn chọn. Và bạn tạo ra 1 liên kết giữa 2 sheet A và B –> thế là xong. :))))
Chức năng để tạo ra liên kết đó chính là Data Validation. Và ứng dụng chính của nó là tạo ra các combobox.
Ví dụ bạn muốn có 1 cái cột Status có 4 trạng thái: Open, Doing, Pending và Done như hình.

Cách làm:
Bước 1: Tạo ra 1 vùng dữ liệu riêng biệt để dễ dàng chỉnh sửa và thêm thông tin, thông thường sẽ tạo 1 sheet tên là “Data Validation” – chính là sheet B vừa nói ở trên.

Bước 2: Điền dữ liệu cho sheet Data Validation. Ví dụ: Mình đã tạo ra 1 cột Status gồm có 4 giá trị: Open, Doing, Pending và Done.

Bước 3: Chọn ô mà bạn muốn tạo ra combobox, ô này ở 1 sheet A, nơi mình đang làm việc. –> chọn Data / Data Validation. Sẽ xuất hiện ra cái bảng:
Ở đây có mấy điểm cần lưu ý:
– Criteria: Chọn vùng dữ liệu ở Sheet Data Validation mình tạo ở bước 2. Trong VD, mình sẽ chọn từ B2 đến B5 của sheet Data Validation, tương ứng với 4 giá trị Open, Doing, Pending và Done.
– On invalid data: Chọn “Show warning” nếu bạn vẫn muốn điền giá trị khác vào ô combobox đó. Chọn “Reject input” nếu bạn chỉ muốn chọn 1 trong những giá trị đã xác định từ trước, không muốn điền giá trị khác.
– Remove validation: Nếu bạn muốn bỏ Validation ở ô đó.
Bước 4: Chọn xong phần Criteria thì ấn Save.
Nếu vẫn chưa làm được thì bạn có thể xem video dưới đây:

– Conditional formatting
Mục đích của chức năng này là để tự động format theo những điều kiện mình đã định nghĩa từ trước. Mình thường dùng chức năng này để tự động đổi màu cho các combobox đã làm ở phần Data Validation phía trên.
Cách làm:
Bước 1: Chọn ô mình muốn tạo Format
Bước 2: Format / Conditional Formatting –> Xuất hiện bảng Conditional format rules

Bước 3: Chọn điều kiện ở chỗ “Format cells if” và chọn format bạn muốn ở “Formatting style”. Ấn Done
Nếu vẫn chưa làm được thì bạn có thể xem video dưới đây

– Tạo group cho dòng và cột (chức năng này chỉ có trên MS excel)
Mục đích là có thể mở rộng và thu hẹp lại các dòng và cột để có thể dễ quản lý hoặc làm gì đấy thì mình ko biết. Mình thường dùng cái chức năng này để có thể group các loại testcase nếu quản lý bằng excel. Ví dụ như testcase về test giao diện, test chức năng…
Cách làm:
– Bước 1: Chọn (bôi đen) các dòng hoặc các cột mà bạn muốn group
– Bước 2: Chọn Data / Group / Group

Sau đó trang excel sẽ có dạng:

3. PowerPoint
– Selection pane
Đây là 1 cải tiến mới của MS trong bản 2016, hoặc các phiên bản trước có rồi mà mình ngu nên không biết. :))))
Mục đích của chức năng này là sắp xếp các items trong 1 trang slide và cũng có thể chọn cho các items đó ẩn hay hiện, tương đối giống như cách thức xử lý layer trong Photoshop. Lưu ý: chức năng này cũng có trên Word hay Excel, nhưng mình đặt vào phần PP vì nó hay được sử dụng hơn.
Cách làm:
Chọn Home / Arrange / Selection Pane, sẽ xuất hiện 1 cái bảng bên tay phải

– Click vào icon hình cái mắt để Ẩn hoặc Hiện item
– Chọn vào mũi tên lên xuống để sắp xếp thứ tự các items (Cái này thực sự hữu ích vì đôi khi mình insert 1 đống ảnh vào cùng 1 lúc và mình không thể click chọn vào đúng cái ảnh mình mong muốn”
– Click vào tên của item để đổi tên (Nhiều items thì mình nên đổi tên để có thể sắp xếp dễ dàng nhất)

– Kỹ thuật search template
Khi các bạn làm file Power thường hay có xu hướng dùng template mặc định có sẵn, nhưng đôi lúc những cái đó không cung cấp đủ những cái mình làm, mình có thể lấy 1 số mẫu ở trên mạng. Cái này nằm ngoài việc thao tác trong ứng dụng nhưng khá cần thiết.
Trang mình hay dùng là http://www.presentationgo.com ở đây tuy không có nhiều nhưng cung cấp tương đối đủ và quan trọng là nó free. :)))
Trang web chia thành 2 phần cơ bản: Template cho cả bài và Template cho từng phần nhỏ (ví dụ: chart, timeline, options..). Mình cần phần nào thì cứ down về rồi copy vào bài làm của mình thôi, kết hợp với chức năng Selection Pane ở trên để làm nhanh hơn. 😀

Mình kết thúc phần Kỹ năng tin học văn phòng ở đây, bạn nào chưa rõ hay muốn biết phần nào thì cứ cho ý kiến ở phần comment hoặc gửi tin nhắn qua các link mạng xã hội. Thanks!